Gestire gli eventi ibridi di domani

In Primo Round ci pensiamo già da tempo. La domanda che concretamente ci siamo fatti è: “Come faremo gli eventi del 2022? Dovranno essere ibridi?”. Si, perché il format dell’evento ibrido è ciò che nella mente di tutti riesce a coniugare le opportunità del digitale, alla legittima voglia di tornare in presenza. Molti clienti infatti già ce lo chiedono (e noi ci siamo fatti trovare pronti!), tuttavia, ci sono alcuni aspetti che ancora non sono ben chiari e siamo qui proprio per rivelarteli (con un certo anticipo).
FOCUS → Evento ibrido: cos’è?
In primis: se pensavi di riprodurre nell’evento digitale tutto ciò che avviene in un evento fisico e di chiamarlo ibrido…ci dispiace, la risposta è: NO. Ci sono delle nuove necessità da prendere in considerazione, e noi le abbiamo raccolte per te. Manager avvisato, mezzo salvato 😉

First of all: i tempi

8 ore di evento digitale, non si possono fare. TO-GLI-TE-LO dalla testa. L’attenzione del pubblico in digitale non può reggere 8 ore “standard” come farebbe dal vivo (che anche lì poi…parliamone!).

L’attenzione media di una persona arriva a stento all’ora piena. Servono pause, esercitazioni, espedienti che tengano vivo l’interesse e la partecipazione. Questo online come dal vivo. 

Un’agenda ampia quindi, per un ibrido, dovrà essere per forza segmentata. Perché le tempistiche in sala e quelle da casa non sono le stesse.

Quindi se la tua agenda è di 8 ore, o fai dei tagli o fai delle scelte. Devi pensarla in modo per forza diverso, considerando ad esempio di fare una selezione dei contenuti che passeranno in streaming, e di altri che saranno dedicati solo alla presenza.

L’evento fisico ha dei tempi più dilatati rispetto al digitale. Il “controllo” che hai sulle attività della gente in sala dipende da come TU decidi di gestirla: dare il via alla pausa pranzo, scandire nuovi tempi in base ad eventuali ritardi, comunicare con il catering, sono solo alcuni dei dettagli da prendere in considerazione.

Se un evento inizia alle nove e c’è un coffee break che lo anticipa, in quanti pensi che rientreranno puntuali per l’inizio dello speech? Pochi o nessuno, e senza che questo generi dissapori…tra loro. Ma non funziona così per chi è in digitale, a casa, ad aspettare.

Il rischio che il pubblico da casa rinunci a partecipare, aumenta per ogni minuto di ritardo che farai a causa dei “comodi” del pubblico in presenza. Idem all’inizio della pausa pranzo, o al rientro da essa.

C’è da dire però, che il pubblico in presenza segue più rigidamente il programma a evento iniziato, quello da casa assolutamente no. Se l’intervento finisce alle 13 e alle 12:58 mancano ancora undici slide, chi è in sala aspetterà pazientemente la fine. A casa invece avranno già buttato la pasta.

Magari ti seguiranno nel mentre eh, però non avrai più la loro piena attenzione. E, cosa più importante, smetteranno di guardare lo schermo, non ricevendo più gli stimoli che con tanta fatica hai costruito nella tua strategia. E tu non puoi fare niente per evitarlo, se non rispettare i tempi (onori e oneri del digitale).

Il relatore è FONDAMENTALE!

Un consiglio per non perdere l’attenzione e mantenere alto l’hype? Scegli bene il relatore. Deve essere carismatico e INTRATTENERE il pubblico a inizio webinar, tenendolo incollato allo schermo in attesa che si radunino tutti. Non deve assolutamente comunicare informazioni di valore, né tantomeno essere uno sponsor.

Se la persona giusta manca, comunica che inizierai più tardi la sessione. L’onestà, in questo caso, ripaga sempre.

FOCUS → LIVE COMMUNICATION vs EVENTO: chi la spunterà?

La qualità: nell’evento ibrido, non si può sottovalutare

Nel momento in cui si torna in sala, ecco che la qualità di ledwall, proiettori e, soprattutto, dei materiali assume un’importanza maggiore (e determinante) rispetto alla fruizione in streaming.

Se pensi che il video che prima veniva mandato online in un quadrato grande come un francobollo – con una qualità discutibile perché girato in casa da uno dei relatori – oggi vada bene per la proiezione in sala…ci dispiace dirtelo in modo così brutale ma: NO.

Non può andare bene.

Se nel digital puoi permetterti di non ambire per forza alla perfezione (perché c’è compressione, il limite della rete di chi si connette, l’uso delle cuffie, ecc), negli eventi fisici la qualità è invece fondamentale.

Sei in diffusione, se l’impianto non è buono è ovvio che si sentirà male. Anche l’acustica della sala deve essere curata, non puoi cavartela con un poco elegante “spero che abbiate capito”.

Se tieni alla buona riuscita dell’evento (e di conseguenza all’immagine e reputazione del brand), questo comporta per forza tornare in studio a ri-fare quei video. Doppio sbatti. 

Allora la domanda in questo caso è: dove sta il valore dell’evento per te? Tieni di più al cliente in sala o a quello da casa? Pensaci bene.

Quindi? Come si fa con gli ibridi?

Cambi format. Il format dell’evento del 2022 è diviso in due, così come lo è il suo target.
Il segreto per gestire al meglio un evento ibrido che funzioni, è riservare a ciascun pubblico un trattamento mirato.

Parola d’ordine: distinzione.
Chi vuoi in sala? I clienti TOP. Chi vuoi da casa? Tutti gli altri.
La persona in sala è coccolata, perché deve vivere un’esperienza: tutto deve essere impeccabile, con trattamento da guanti bianchi.

eventi-ibridi

In digitale arrivo a tutti, ma in sala do la possibilità di parlare di persona con colleghi e relatori, scambiare due parole con persone di rilievo, e perché no, anche andarci a pranzo. È un valore unico e insostituibile.

Quindi in pratica che si può fare? Si fanno due scalette diverse: classifica quali sono nella tua agenda le sessioni di lead e proponile al pubblico a casa. Individua invece le informazioni più interessanti, – le cosiddette “chicche” – e offrile esclusivamente al pubblico in sala (speech con guest star, momenti di formazione, workshop, ecc).

Esclusività ed eccellenza per i – pochi – clienti top (quelli che hai da più tempo, che hanno speso almeno un tot, ecc) = Nurturing

Awareness per chi accede da casa = Lead generation

Unico evento, due obiettivi.

Stai “tirando su” persone che un domani vorranno essere lì, in presenza: questa è un’opportunità, ma prevede un gran lavoro che richiede cura e impegno.

Capirai da te che pensarci da soli è fattibile, ma il risultato sarà approssimativo.

Noi abbiamo lavorato per tempo alle nostre features, ottimizzandole già per il formato ibrido. Se vuoi sapere di più su come ci stiamo muovendo anticipando i tempi, fatti un giro sul nostro sito e scopri la piattaforma Primo Round.

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