L’organizzazione di eventi online ha trovato ampio respiro soprattutto in questi ultimi due anni, in cui la pandemia ha impedito alle persone di frequentare fisicamente eventi in Italia e in tutto il mondo.

Organizzare eventi digitali e fiere virtuali nel 2021, ha permesso la presenza dei partecipanti collegati in live comodamente da casa, dal proprio computer, in totale autonomia. Un’interessante alternativa rispetto alla tradizionale interazione.

Tuttavia, è una modalità che già esisteva: le aziende che vogliono davvero differenziarsi dai competitor la scelgono da anni, affidandosi ai professionisti del settore organizzazione eventi.

Cos’è un Evento ibrido?

Come suggerisce il nome stesso, il significato di evento ibrido rimanda ad un’esperienza “a metà” tra il digitale e il reale. L’accezione comune è pensare che un evento ibrido sia tale quando il pubblico è da casa e il relatore e la regia sono invece in presenza. Non è affatto così!

In un evento ibrido, è il pubblico stesso ad essere in parte da casa e in parte in sede dell’evento.

Gli eventi ibridi veri sono una delle soluzioni più apprezzate, perché integrano al meglio le caratteristiche dell’evento “tradizionale” con le incredibili possibilità tecnologiche offerte dal presente (e dal prossimo futuro!). Organizzare eventi ibridi è una scelta vincente, in linea con i trend attuali del settore.

La Fiera virtuale

Virtual expo, congressi digitali… le fiere virtuali prendono diversi nomi, e sono più complesse da organizzare perché – proprio come una fiera dal vivo – prevedono sessioni multiple, molto spesso in contemporanea, e un’agenda più fitta di appuntamenti a cui partecipare.

Aree espositive, stand, speaker e relatori. Attirare i clienti riesce perfettamente, soprattutto grazie a questi due fattori:

  • un programma quanto più completo e preciso possibile
  • una facile accessibilità, possibilmente personalizzata

Espositori e stand in una fiera virtuale sono “scenari” – a volte anche 3D – in cui venditori e acquirenti possono muoversi liberamente secondo i propri interessi.

Data la sua portata, tra tutti gli eventi digitali le fiere online sono forse l’unica modalità in cui il supporto di un’agenzia di organizzazione eventi professionale, è praticamente necessaria. Questo in tutte le fasi: dalla progettazione dell’evento, alla sua gestione, fino al momento di tirare le somme.

Le fiere virtuali sono un vero e proprio luogo d’incontro che apporta, tra gli altri vantaggi, anche un risparmio in termini logistici per quanto riguarda l’allestimento.

Come funzionano le Fiere virtuali?

Le fiere virtuali rappresentano “una nuova era”, un’evoluzione degli eventi tradizionali.

Creare una fiera virtuale interattiva per il proprio evento aziendale (convention digitali, congressi, ecc) dà al brand una possibilità di generare nuovi contatti, interagire con clienti potenziali e affermati, e comunicare loro ciò che più spinge in fase di acquisto: l’emozione di aver vissuto un’esperienza. Se diversa dal solito, ancora meglio.

Un’area espositiva virtuale ad hoc è possibile realizzarla in un solo modo: tramite piattaforme per eventi, gestite da professionisti. Solo così non ci sarà altro di cui preoccuparsi, se non della riuscita sicura del proprio evento.

In caso di diffidenza, in fase di scelta della migliore piattaforma per eventi, basterà rivolgersi ad agenzie referenziate con esperienza nel settore già da diversi anni (e non improvvisata nell’ultimo periodo!).

Come organizzare Eventi ibridi e Fiere B2B virtuali

Per un’azienda, le fiere B2B virtuali sono uno strumento prezioso, da non sprecare con un’organizzazione mediocre. Meeting, convention, possibilità di creare engagement e, tenendo d’occhio i dati dal settore marketing, aumentare le vendite e migliorare le performance del brand.

Anche virtualmente, un pubblico di partecipanti che viene a conoscenza del tuo business o lo approfondisce grazie a tecnologie avanzate, ti permette di non perdere il focus su obiettivi e milestones importanti, raggiungendoli più facilmente e padroneggiando i trend del momento.

Piattaforme per Eventi e Fiere virtuali

Organizzare ibridi e fiere richiede una regia ricca di esperienza e competenza, più di qualsiasi altro evento.

Dalla progettazione alla promozione, affidarsi a partner che mettono a disposizione una piattaforma proprietaria riduce le difficoltà di organizzazione e consente di sviluppare tutte le potenzialità di questo strumento, tra cui la produzione di:

  • risultati concreti
  • percorsi personalizzati
  • comunicazione profilata
  • risultati di alto livello
  • vantaggi sui costi
  • più vendite
  • contatto con i clienti
  • focus sul brand

L’organizzazione tramite piattaforma eventi è la chiave di volta per superare i limiti imposti da altre soluzioni presenti online, e aumentare le performance in modo efficace. A confermare che i servizi funzionano sono report e dati: ogni funzione è sempre perfettamente integrata con i processi marketing aziendali.