L’importanza dei test nell’organizzazione eventi, spiegata in 3 step

Oggi parliamo di test, e di come questi garantiscono sicurezza ed efficacia al tuo evento ibrido e digitale.

Iniziamo subito con una domanda:
Quanto percepisci che la tecnologia degli eventi virtuali non sia stata testata? 

Questa domanda e le relative risposte, sono raccolte nella Virtual Event Tech Guide 2021, e hanno evidenziato un dato interessante.

La percezione che il prodotto scelto non fosse testato, era più alta nel 2020 rispetto al 2021.

Per noi il motivo è ovvio, ma vogliamo tradurlo in parole semplici per mettere le cose in chiaro: quando ti rivolgi a qualcuno che non conosci per un qualsiasi servizio, anche ridipingere casa, hai la certezza al 100% che farà un buon lavoro? 

E se sì, qual è l’elemento che ti spinge a fidarti? Semplice, l’esperienza pregressa.  

È naturale che nel 2020 si avesse la percezione di funzioni non testate, erano appena nate! Non c’era altro modo di salvare la baracca, e molte agenzie di eventi e digital company si sono buttate a capofitto in un potenziale nuovo business.

tecnologia-eventi-non-testata

Virtual Event Tech Guide 2021 – pag. 20

Ma vale la pena affidare il tuo lavoro nelle mani di chi scherza col fuoco e gioca con la fortuna del “speriamo che funzioni”?

Noi di Primo Round ad esempio, siamo dei c**** di paranoici. Controlliamo e testiamo tutto, compresi gli aspetti che riguardano i relatori (stra-importanti per l’esito dell’evento, ma non c’è ancora piena consapevolezza su questo e spesso un evento perfetto sulla carta viene rovinato dalle improvvisazioni di figure poco preparate, o mal guidate).

 Ogni cosa, anche la più banale o scontata, deve essere controllata e verificata.

Insomma, safety first: e questa filosofia puoi trovarla solo tra quel 7% di agenzie eventi digitali che fanno questo mestiere da anni (e noi lo facciamo da 8!)

Virtual Event Tech Guide 2021 – pag. 36

Come puoi vedere dall’immagine, le “nuove realtà” sono state posizionate nel segmento 1-3 anni di esperienza…non farti ingannare, sono nate solo l’anno scorso!

Ad oggi, in Primo Round abbiamo già fatto un numero incalcolabile di test: ora sappiamo cosa fare perché non accada di nuovo (o conosciamo talmente bene il settore che sappiamo come intervenire, sia preventivamente che tempestivamente).

Perché ne va della reputazione del cliente e della buona riuscita del suo evento, che essendo per noi una vera e propria strategia, deve essere impeccabile e portare risultati.

E, per chi fa con passione il proprio lavoro, non c’è dispiacere più grande di risultare approssimativi e deludere chi si affida alla sua professionalità.

1° step: le verifiche tecniche

Questi tipi di test sono i primi ad essere effettuati. Intanto, non ci si dovrebbe mai presentare da un cliente con la sensazione di non aver testato bene il proprio prodotto: tu dirai “ma certo!”, beh non è così scontato invece (vedi chi si è affidato a piattaforme appena nate).

Quindi la domanda da farsi prima ancora dell’evento (e in realtà prima ancora di stipulare un contratto) è: sei sicuro che quella che hai scelto sia una piattaforma eventi solida, testata e ben configurata? Potrà sembrarti banale, ma viene prima di qualsiasi altra cosa.

2° step: i test pre-evento

Durante la presentazione cosa vuoi condividere? Slide? Video? Si alterneranno più relatori? 

In questa fase vengono controllatie ricontrollati ancora! – tutti i materiali caricati, i contenuti multimediali, i link degli sponsor, i nomi dei relatori, i microfoni e soprattutto che regia e piattaforma funzionino in modo ottimale.

Parliamo ad esempio della revisione di slide e sottopancia, o all’individuazione dei refusi. Tutto in una serie di passaggi a stretto contatto col cliente, perché two is megl che one e perché è interesse di entrambe le parti che tutto vada liscio.

Fare dei test pre-evento è fondamentale, perché effettuarli a evento iniziato (e succede!) è una follia. I rischi dell’evento vanno sempre ridotti al minimo.

 FOCUS → 7 mine innescate di cui non tieni conto

In ogni caso, è sempre utile predisporre un canale di supporto per gli utenti (ad esempio un form da compilare) che, in questo modo, anche durante l’evento possono richiedere assistenza diretta. Non sai mai chi hai dall’altra parte e che dimestichezza ha con la tecnologia!

Per non parlare del fatto che i test andrebbero effettuati anche dagli utenti stessi, ma come immaginerai già, questo non succede mai. Urge quindi, farsi trovare nel modo più semplice e immediato possibile.

3° step: test di connessione, audio e video

Veniamo ai test più conosciuti, di cui molto spesso però non si considera l’importanza del loro duplice aspetto.

Il test di connessione della rete infatti, vale sia per i relatori che per la location da cui avverrà lo streaming (la cosa si estende ancor di più in caso di relatori collegati multi-punto). Stesso discorso per i test audio e video: vanno effettuati sia per i relatori che per l’output di segnale (la gente in sala, se stiamo parlando di un evento ibrido e non prettamente digitale).

Vanno sempre testati entrambi. Diversi, ma importanti allo stesso modo per una buona riuscita dell’evento. I test permettono infatti di evitare possibili strafalcioni di inquadratura (tra cui luci sbagliate e sfondi inappropriati) e di verificare che l’audio sia effettivamente idoneo alla trasmissione di un evento aziendale.

Il contesto insomma, non va solo creato ma anche ben presentato: parliamo di eventi B2B, è fondamentale avere strumenti professionali e professionisti che sappiano gestirli. Altrimenti l’immagine che ne deriverà dell’azienda, sarà sciatta.

Rehearsal: le “prove generali”, quelle vere!

In inglese, il termine rehearsal sta ad indicare una sorta di prova generale dell’evento, che non consiste solo nel “fare il punto” e via, ma svolgere dall’inizio alla fine tutto l’evento come se fosse programmato per quel giorno a quell’ora.

In pochi si prendono questo sbatti (soprattutto in Italia…), ma la cura maniacale dei dettagli è sempre ciò che fa la differenza.

Solitamente si fa un giorno prima o la sera prima dell’evento ufficiale, in modo da lasciare una sufficiente finestra di tempo prima del go live per aggiustare il tiro.

 

RICAPITOLIAMO

Tiriamo le fila. Ancor prima dell’inizio dell’evento devi chiederti:

  • la piattaforma è solida?
  • i relatori sono preparati?
  • i contenuti sono corretti?
  • l’assistenza è disponibile?
  • lo streaming funziona?
  • il video si vede? 
  • l’inquadratura è adeguata?
  • l’audio si sente?

FOCUS → Checklist gratuite e materiali scaricabili

Molti di questi problemi, gli event manager li risolvono affidandosi ai servizi di una Sala Webinar. Lì, la presenza di strumenti professionali, sfondi ad hoc e tecnici esperti, ti permette non solo di dimezzare i problemi, ma anche di risolverli velocemente grazie ad un supporto diretto e sul posto.

Pensaci, per il tuo prossimo evento 😉

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