Pubblico in presenza e pubblico da remoto possono convivere nello stesso evento?

Le soluzioni adottate in pandemia ci dicono di sì, ma questo tipo di evento esisteva già prima che l’emergenza sanitaria lo rendesse una necessità.

Si chiama evento ibrido, un format eventi con moltissimi vantaggi ma che deve essere progettato con cura: non si tratta infatti di trasportare semplicemente i contenuti dell’evento in presenza online (e viceversa), ma è un format a sé che può essere sfruttato per gli eventi 2023.

FOCUS -> L’evento ibrido è davvero il format eventi 2023?

Una delle prime domande che ci si pone nell’organizzare eventi ibridi è sempre: ma il pubblico? Come lo tengo incollato allo schermo e alla poltrona? Non si annoierà dopo 5 minuti di diretta?

La risposta è sì: l’attenzione online cala molto velocemente, ma anche il tuo pubblico in presenza è da coinvolgere perché lo sbadiglio è dietro l’angolo.

Qui sotto troverai quindi 7 idee per organizzare un evento ibrido davvero accattivante. Prima però ti regaliamo alcuni suggerimenti.

Perché organizzare un evento ibrido? Quali sono i vantaggi?

Se devi organizzare un evento aziendale, il formato ibrido è un’ottima strategia.

La sua struttura ti permette di gestire al meglio i partecipanti e i contenuti che fruiranno, una grande opportunità per catturare un preciso target e procedere nella direzione giusta per conquistarlo.

Questo ovviamente significa cambiare un po’ paradigma e modo di fare, spogliarsi da tutte le convinzioni avute fino ad oggi e abbracciare un approccio diverso. Sicuramente uno che sia più in linea con l’attuale tempo storico, profondamente segnato dagli ultimi eventi che hanno coinvolto tutto il mondo.

FOCUS -> Come organizzare un evento oggi: conosci davvero il tuo pubblico?

I vantaggi dell’evento ibrido sono molto trasversali, per esempio:

  • Hai più partecipanti. Gli eventi solo in presenza per alcune persone potrebbero essere un problema, perché difficili da raggiungere o nel complesso troppo costosi come spesa da affrontare. La possibilità di partecipare da remoto aumenta la risposta del pubblico e se vuoi lavorare di quantità, questo è un ottimo assist.
  • Due esperienze in un solo evento. Un evento ibrido ben organizzato è in grado di far vivere ai partecipanti dal vivo e a quelli da remoto due eventi diversi, seppur collegati dallo stesso filo conduttore.
  • Costi logistici ottimizzati. Con solo una parte del pubblico in presenza, il costo dell’evento fisico verrà ammortizzato così come l’uso e lo spostamento dei materiali che servono a realizzarlo. Un vantaggio economico che riduce anche l’impatto ambientale, perché molte persone non viaggeranno risparmiando al pianeta ulteriori emissioni.

7 IDEE PER IL TUO PROSSIMO EVENTO IBRIDO

Salva questo piccolo specchietto, ti tornerà utile come guida nel momento in cui dovrai metterti a lavoro e progettare un evento!

  1. Crea interesse prima dell’evento. Non sottovalutare mai la fase pre-evento, perché è tanto importante quanto il post-evento e l’evento stesso. Per approfondire, leggi il nostro articolo sulle tre fasi dell’evento.
  2. Differenzia i canali per le iscrizioni. Avere due landing per esempio ti permetterà di raccogliere in modo più preciso le iscrizioni di chi verrà in presenza e chi parteciperà da casa, in modo da poterti organizzare di conseguenza.
  3. Differenzia i programmi in base al pubblico. I tempi da casa e quelli di persona sono diversi, prevedi sempre due scalette distinte.
  4. Crea contenuti interattivi. Un quiz, un test, un gioco per smorzare la noia, momenti di confronto, sessioni di domande e risposte… Se riesci a rivolgerti all’intero pubblico è ancora meglio, creerai un’interazione molto forte che supererà ogni barriera!
  5. Usa l’evento per creare e mantenere contatti commerciali. Non perdere l’occasione di fare follow up. A evento finito puoi continuare a nutrire il tuo pubblico, magari usando uno strumento di marketing insolito che completi la tua strategia digitale.
  6. Crea un evento accessibile. Usa più media per coprire le necessità di tutti e tutte: ad esempio prevedi la registrazione di un podcast e fornisci insieme alle slide dell’evento un media solo audio per rendere fruibile il contenuto anche alle persone non vedenti. Prevedi qualcuno che sappia la LIS o inserisci i sottotitoli a video per le persone non udenti. Neanche a dirlo, assicurati che non ci siano barriere architettoniche nel digitale e nella location!
  7. Crea eventi simultanei e differenziati. Per evitare la monotonia e stimolare l’attenzione, crea contenuti esclusivi fruibili solo a un tipo di pubblico, in diversi momenti dell’evento e con obiettivi strategici diversi. Per esempio puoi dare solo al pubblico online un accesso illimitato a una libreria di contenuti digitali, che i partecipanti dal vivo possono consultare solo durante particolari sessioni e non in autonomia. Oppure prevedi momenti di incontro riservati solo a chi hai in presenza, senza dare la stessa opportunità a chi è da casa (che nel frattempo passerà il suo tempo sulla libreria digitale).

Queste piccole indicazioni fanno la differenza, lo sappiamo perché siamo in questo mondo da 10 anni. Sappiamo anche che l’organizzazione di un evento gestita in autonomia è complessa e stressante, ecco perché ci proponiamo come partner tecnologico per i tuoi eventi: tu goditi il bello della diretta, al resto ci pensiamo noi

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