In che direzione sta andando il mondo degli eventi? Negli ultimi due anni, per chi lavora in questo ambito da tanto tempo non c’è stata una vera e propria rivoluzione: piuttosto un boom, un’uscita allo scoperto dalla nicchia dei pochi che già sfruttavano il digitale come strumento distintivo per la propria strategia.

L’organizzazione eventi tradizionale si è dovuta affacciare ad un mondo che, in barba agli scettici, già si sviluppava ampiamente: gli eventi digitali.

Ad organizzare eventi digitali si sono improvvisati un po’ tutti, per forza di cose. Ma cosa significa davvero? Quali sono gli aspetti da prendere in considerazione? Lascia che a risponderti sia un team che li organizza da dieci anni

Sei prontə? Se non lo sei, non improvvisare.

Iniziamo col dire subito che se hai: 

  • urgenza
  • zero voglia
  • poche idee

fai prima a rivolgerti ad un organizzatore di eventi professionista. Con l’improvvisazione rischi solo di fare danni, realizzando un evento che oltre ad avere ben poco di strategico, probabilmente sarà un disastro (magari facendoti perdere fiducia nella potenzialità del mezzo).

Una volta ho letto la recensione di una pianta grassa che riportava: “metto una stella perché dopo un po’ è morta”. Tralasciando il fatto che far morire una pianta grassa è … complesso, non dare la colpa allo strumento se sei tu a non saperlo gestire.

 FOCUS → Event Manager 2.0: 3 skills indispensabili nell’era digitale.

Farti affiancare da un’agenzia di organizzazione eventi è l’unico modo per avere davvero un buon lavoro, su misura e che funzioni. Se invece vuoi fare il one man band, accomodati, ecco cosa ti aspetta:

  • Pre evento
  • Evento
  • Post evento

Questi tre pilastri non devono mai essere persi di vista e devono comunicare tra loro. Garantiscono, insieme, il successo del tuo evento. Approfondiamo ogni fase nel dettaglio e cosa puoi fare per spingere al massimo ognuna di loro.

#1 | Pre-evento: attira l’attenzione e mantienila

La fase iniziale serve a far conoscere l’evento e chi lo organizza. Fortunatamente (circa), con l’avvento dei social questo passaggio non viene quasi mai trascurato. La promozione attraverso i più comuni canali di comunicazione digitale, senza dubbio, c’è: ma avremmo qualcosa da ridire sulla qualità della maggior parte.

Voler arrivare a tutti non è mai la strada giusta: comunica in funzione del tuo pubblico e del canale che hai scelto, parla la sua lingua e anticipa il suo bisogno. Una volta catturata la sua curiosità però, non è mica finita.

La curiosità va mantenuta e alimentata: prima del giorno dell’evento, sono tanti i trigger che puoi adottare per coinvolgere sin da subito i tuoi partecipanti. Newsletter, materiale scaricabile, iniziative creative, quiz, piccoli spoiler, countdown, cross selling e condivisione di contenuti pertinenti. Non fare in modo che si dimentichino di te!

Questo è il motivo per cui l’evento dovrebbe sempre avere un sito dedicato, almeno una landing page con le informazioni principali, contatti ed eventuali form. Se hai deciso di scegliere una piattaforma per eventi, la personalizzazione di questo aspetto dovrebbe essere inclusa.

 FOCUS →  Come scegliere la piattaforma per il tuo evento.

Pochi giorni prima dell’evento, ricorda anche di fare dei test: audio, video, connessione…tutto deve essere pronto già dalla prova generale dell’evento, compresa la preparazione dello speaker (di cui parleremo meglio nel prossimo paragrafo).

#2 | Evento: ingaggia fino all’ultimo secondo di diretta

Ciò che mantiene in vita l’attenzione non è solo la quantità dei contenuti: è come vengono presentati, quindi assicurati di scegliere uno speaker idoneo al tema e al pubblico, che abbia un linguaggio non verbale inclusivo e coinvolgente.

Se ti sei rivolto a professionisti del settore eventi, probabilmente avrai già deciso con loro un format: i format permettono al tuo evento di essere unico, personalizzato e mirato verso un preciso obiettivo. Che, con tutta probabilità, raggiungerà.

Costruendo il tuo evento alla base con una scaletta e prevedendo i possibili intoppi (non puoi fare magie, ma evitare le mine innescate si) la gestione diventa più fluida. Pensi di poterti rilassare? Ma assolutamente no. Se non hai un team che lavora per (e con) te, devi gestire il dietro le quinte in modo a dir poco maniacale.

Gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo, e tu devi essere già lì ad attenderli e rimandarli indietro. Basta davvero una minima distrazione, un bug, una mancata moderazione, per far irritare i partecipanti sempre più abituati al “tutto e subito”.

Il coinvolgimento durante l’evento è l’anima dell’evento stesso. Tra le features di una piattaforma per eventi sono spesso disponibili quiz, Q&A, sondaggi. Tutto contro un unico nemico comune: la noia.

Menzione speciale va fatta ad eventuali slide e risorse: rilasciarle agli utenti è cosa buona e giusta, ma attenzione a farlo solo a fine evento, o la curiosità vincerà sull’attenzione (annientandola). Gli organizzatori di eventi professionisti infatti, annunciano questa possibilità solo a evento iniziato.

Le soluzioni per gestire tutto questo sono due: o ti fai crescere braccia e occhi in più, o lasci che ci pensi una regia specializzata in organizzazione eventi digitali.

#3 | Post-evento: una miniera d’oro in cui molti ancora non scavano

Finito l’evento, finito l’impegno? Ancora una volta, dobbiamo deluderti. Trascurare il post evento è uno degli errori più comuni di chi improvvisa questo lavoro. Noi ti vogliamo mettere in guardia. 

Per partecipare ad un evento, sono solitamente necessari nome, cognome e mail dell’utente. Questi tre dati ti permettono di realizzare una comunicazione profilata anche (e soprattutto!) dopo l’evento: anticipazioni future, vendita di prodotti, valori dell’azienda…

Il risultato è un funnel possibilmente automatizzato, che mantiene i contatti incollati a ciò che fai. Da buoni eventi aziendali (inclusi meeting e congressi), come puoi vedere, puoi ottenere clienti fidelizzati.

Ma tutto questo deve anche trovare una realizzazione pratica efficiente: come si fa? Con monitoraggio e analysis post evento, features che permettono non solo di raccogliere i dati in un excel, ma anche di fornire uno storico completo di quanto è stato fatto da ogni partecipante (interesse, domande poste, orario di collegamento, ecc).

 FOCUS → Funzione “Re-Play” by Primo Round

Per chiudere questo paragrafo, ricorda che un webcast (una registrazione dell’evento da guardare in un secondo momento) è una buona mossa, particolarmente apprezzata da chi per diversi motivi non è riuscito a partecipare.

Organizzare un evento digitale non ti sembra più così semplice?

La soluzione non è desistere dall’adottare questa strategia, che se hai pensato di introdurre è perché sicuramente ne avrai intuito il potenziale…ma farlo in modo corretto.

Nell’event management, improvvisare può portarti alla destinazione ma non all’obiettivo: l’evento è uno strumento centrale in una strategia di marketing e dovrebbe essere sempre organizzato, con competenza, da un’agenzia con una piattaforma proprietaria.

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