L’organizzazione di un evento è un processo impegnativo e complesso. Per non parlare poi di un evento B2B, che si gioca su un terreno delimitato e con un pubblico molto esigente, che richiede quindi una particolare professionalità. In questo tipo di eventi entrano in gioco fattori legati a posizionamento, immagine, reputazione – e chi più ne ha più ne metta.

E se la gestione dei mille tasselli logistici non fosse abbastanza, ecco che si aggiunge un altro dettaglio – che può donare gioie o dolori nel corso della sua gestione: i social.

Nella realtà di oggi, è impensabile trascurare il lato social: è fondamentale essere presenti là dove si trova l’attenzione del pubblico, e quel luogo è un’applicazione sul nostro smartphone.

Può essere Facebook, Instagram, Linkedin, Pinterest – dipende qual è l’audience che vuoi catturare.

Per sua stessa natura, un evento è un momento relazionale e non può quindi permettersi di essere assente dalle piazze virtuali dei social network. Un evento che non si trova sui social, è un evento che non esiste.

Senza social non c’è evento – e come si sa, buona parte degli sforzi organizzativi sono vani se non ci sono spettatori.

Cosa ti devi aspettare da questo strumento, e come puoi sfruttare al meglio il suo potenziale?

COME PIANIFICARE UNA STRATEGIA PER EVENTI SOCIAL

Il primo passo è sempre fare il punto della situazione. Ecco quindi una CHECKLIST di ciò che devi tenere a mente quando inizi a pianificare una campagna:

  • Di che tipo di evento si tratta? In base alla tipologia di evento (concorso, formazione, promozionale o di marketing) puoi condurre una ricerca sul tipo di comunicazione utilizzata da altri (competitor e non) nella stessa categoria, e avere così un benchmark del volume di interazioni per post e follower
  • Quali sono il target e i canali? Una volta definito il target, passa ad identificare i canali su cui può essere raggiunto. Presta attenzione ad eventuali nicchie di potenziali follower, stabilisci il modo in cui relazionarti ai contatti (informale e personale, formale e istituzionale, ecc), il tono di voce e la tipologia di contenuti più adatti. Attenzione: un evento può avere più di una categoria di pubblico da attrarre. In quel caso i contenuti vanno declinati per canale e per tipologia di target.
  • Quali sono gli obiettivi che voglio raggiungere tramite i social? Potrebbe essere aumentare l’awareness dell’evento presso nuove audience, stimolare l’engagement dei partecipanti, creare suspence o incuriosire chi non ha partecipato in modo che decida di essere presente la volta successiva.
  • Quali sono le tempistiche? In base al timing dell’evento e agli obiettivi, puoi stabilire anche i tempi della campagna social, scanditi da checkpoints rilevanti per l’organizzazione.
  • L’evento è inedito? O si tratta di una nuova edizione? In caso di assoluta novità ovviamente non ci sono dati precedenti sull’utilizzo di social, e l’identità visiva non richiede aggiustamenti. Nel caso di una “n° edizione” è necessario effettuare un’analisi di gestione social precedente e relativi risultati prima di procedere, per vedere cosa ha funzionato e cosa no.
  • L’evento nelle sue precedenti edizioni ha mantenuto la stessa identità visiva (logo, claim, grafiche)? Se così non fosse, può rendersi necessario unificare l’immagine dell’evento sui vari canali, cercando quanto più possibile di mantenere un’identità coerente e dei tag uguali. Altrimenti rischi di confondere un utente che ti vuole taggare!

Con le risposte a queste domande, puoi passare alla fase di pianificazione.

Ma prima vale la pena di fare una precisazione sulle aspettative.

C’era una volta
la copertura organica…

…ma ora non c’è più, quindi inutile continuare a sognare di farsi conoscere senza un investimento in sponsorizzazioni per i propri post.

Facebook (più degli altri canali) ha affinato i suoi algoritmi, ed è già difficile per una pagina farsi vedere da tutti i propri follower: figurarsi entrare nel feed di altri utenti!

La buona notizia è che se la reach organica della vostra pagina è crollata improvvisamente (o non è mai decollata) non è colpa vostra. Non si tratta di qualità dei contenuti o incapacità, semplicemente Facebook ha eliminato quell’opportunità.

La notizia meno buona è che per rendere visibile i propri eventi social, non si può più prescindere dalla paid advertising. I social si sono ormai aperti totalmente all’area business, e affinano sempre più la profilazione dei propri utenti. Questo si traduce in un servizio di targetizzazione sempre più specifico e mirato, costruendo una comunicazione su misura per il pubblico.

In parole semplici: o tutto o niente. Investi in digital ADV e raggiungerai il tuo target; affidati agli inviti personali e arriverai solo ai tuoi amici.

LA DIRETTA – O COME AUMENTARE L’AWARENESS DEL TUO EVENTO SENZA CREARE NUOVI CONTENUTI

Come puoi farti conoscere al di fuori dei soliti ambienti? La risposta sta nei social, l’unico strumento che offre la possibilità di una targetizzazione precisa e mirata.
Come alimenti l’interesse creando aspettative realistiche e attirando un pubblico realmente interessato?

Con la diretta Facebook.

Abbiamo programmato delle dirette in momenti chiave dell’evento, per offrire una panoramica dell’offerta del BEA e un assaggio di cosa volesse dire trovarsi lì: cosa si vede? Cosa si sente? Quali sono le persone con cui posso connettermi?

Ecco quali sono i vantaggi di una diretta:

  • AWARENESS: una diretta invia una notifica a tutti i follower di una pagina, cosa che un normale post non fa. Se un utente mette una reazione al video, questo compare nel feed di chi segue l’utente.
  • ENGAGEMENT: i partecipanti all’evento non seguono la diretta, ma gli assenti sì: un live di buona qualità può creare interesse che può tradursi in una partecipazione futura.
  • CONTENUTI: il video non scompare alla fine sello streaming ma rimane nella pagina e può essere modificato ed utilizzato come content per momenti successivi.

COME FARE EVENTI SOCIAL LIVE STREAMING CHE GLI UTENTI SEGUIRANNO DAVVERO

Una diretta Facebook può essere una mossa strategica da non sottovalutare: ma come tutte le strategie, non può essere improvvisata. Venti secondi di diretta (tipo stories Instagram) si possono girare con uno smartphone: un live di più di una decina di minuti invece, richiede diversi strumenti.

Ecco quali:

  • CONNESSIONE STABILE. Questa viene persino prima del video. L’ideale sarebbe collegare il proprio device con un cavo ethernet, ma se ciò non fosse possibile un buon wi-fi può funzionare (per capire se la rete della location è adatta consulta i nostri consigli sulla wi-fi);
  • VIDEO. Il dispositivo con cui registri deve avere una qualità video professionale: se poi accompagnato da una regia Audio/Video, allora hai tutti i “sacri crismi” dello streaming perfetto. Ma così facendo non si perde un po’ quell’effetto diretta, quasi home made, tipico del mezzo? Sì, ma dipende quale momento vuoi mostrare al pubblico. Se intendi mostrare un palco e una platea, sarà sufficiente utilizzare una camera fissa che riprenda il contesto (e un’altra qualora volessi un primo piano degli speakers). Se invece ti interessa trasmettere l’effetto WOW di uno spettacolo…beh, allora non ti resta altra scelta che optare per un video e un audio davvero spettacolari.
  • AUDIO. Come appena accennato, l’audio deve essere di alta qualità o nessuno seguirà il video. Meglio utilizzare un dispositivo di registrazione dal microfono integrato della camera, possibilmente agganciato alla regia audio dell’evento.

SFIDE PASSATE, SFIDE FUTURE

Ci sono i partner che si occupano del catering, quelli che si occupano di far funzionare la tecnologia. Volendo potresti cucinare tu, o metterti a montare i monitor. Ma perché dovresti se ci sono specialisti in grado di farlo per te? Ecco, per gli eventi social è lo stesso. Trova qualcuno che lo faccia per te e ti tolga il peso dell’ennesimo lavoro complicato.

Una buona strategia social dà un impulso notevole al successo di un evento, ma è un lavoro non da poco che gli organizzatori (come ben sai, già pieni fin sopra i capelli di scadenze e tasselli da far quadrare) difficilmente possono gestire in autonomia.

L’anno scorso abbiamo raccolto la sfida della gestione social del Best Event Award World Festival (Bea World per gli amici) per la prima volta atterrato sulla scena mondiale, dopo essere stato per molti anni un appuntamento fisso in Europa. 

Ci siamo rimboccati le maniche e i risultati ci sono stati (e sono stati dei gran bei risultati). I frutti raccolti in engagement e awareness sono direttamente proporzionali all’impegno e al tempo dedicato. Ecco cosa è stato fatto:

  • profilazione del target
  • studio dell’identità del brand, per realizzare grafiche e copy dei post che fossero coerenti ed efficaci su ogni canale
  • programmazione delle uscite
  • aggiornamento costante delle informazioni
  • monitoraggio minuto per minuto dell’evento, pubblicando in real time
  • montaggio dell’attrezzatura per la diretta Facebook (come abbiamo detto non basta il telefono. Servono telecamera, mixer audio, connessione internet stabile, cavi, cavi, ancora cavi)
  • risolvere ogni problema tecnico o imprevisto a tempi di record

E così siamo stati scelti di nuovo come partner di Bea World 2018accettando la sfida e mettendoci al lavoro carichi e pieni di idee!

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