Lo sappiamo che non è colpa tua se ti ritrovi sempre all’ultimo.

Il reale motivo per cui organizzare un evento diventa sempre più spesso una gara contro il tempo non è – come qualcuno insinua – che non ti sai pianificare.

In realtà il motivo è che a sabotarti sono due pessime abitudini dei giorni nostri:

  • chi deve decidere tende a farlo solo quando ormai gli sta “bruciando la casa”;
  • ci sono quattro gatti a gestire attività che andrebbero fatte in otto.

Eh sì, è una situazione vagamente irritante. Oggi se possibile è ancora peggio a causa delle complicazioni dovute alla pandemia.

Purtroppo nessuna di queste cattive abitudini ha a che fare direttamente con te, per cui non puoi farci nulla.

Ripeti assieme a noi: “NON posso cambiare questa situazione“.

Quello che puoi fare è adottare alcuni stratagemmi che ti aiuteranno a non sentire la corda al collo ogni volta che ti verrà chiesto di organizzare un nuovo evento.

In fin dei conti, questa dovrebbe essere una delle attività più stimolanti e divertenti del tuo lavoro: possibile che debba sempre finire con un cocktail di Malox, Lexotan e Aspirina?

Per aiutarti a far scendere il contatore di farmaci ingeriti da qui al prossimo evento, ecco 4 trucchetti che funzionano (parola di lupetto, anzi, di maialini 🐷) per organizzare un perfetto evento last minute.

#1 PIANIFICA AVENDO IN MENTE LO SCENARIO PEGGIORE

Se il tuo capo ti giura che entro lunedì si incontrerà con l’AD per decidere la data dell’evento, che potrebbe essere questa vicinissima o quella un po’ meno vicina… non credergli.

Se l’AD decide di rinviare la decisione lo farà. E tu non potrai farci nulla.

Nel dubbio pianifica lo scenario peggiore, ossia organizza tutto come se fosse stata scelta la data più vicina. Se per caso spostano tutto di una o due settimane, tanto meglio per te.

Stesso discorso vale per gli eventi digitali.

Conosciamo una event manager molto brava  – di cui alla fine ti suggeriamo anche il libro – che applica sistematicamente questo approccio soprattutto con i clienti più indecisi. Appena ha una data ipotetica, anche se non definitiva, inizia a coinvolgere i vari fornitori e verificare con loro se ci sono possibili problemi o sovrapposizioni. Se tutto è ok, blocca già le agende.

FOCUS → Event Manager 2.0: ecco le 3 skills indispensabili nell’era digitale

Spesso, l’errore che gli altri fanno – e che tu devi evitare – è quello di comunicare le date e pianificare le attività solo quando dall’alto viene decisa una volta per tutte la data dell’evento. Questo quando magari erano già tre o quattro settimane che si parlava di questo benedetto evento, anche se non c’era nulla di definitivo.

Sai perché succede?

Perché hanno paura di non sembrare bravi abbastanza se danno un’informazione ai vari fornitori e poi la cambiano. Poi però prenotano gli alberghi e i voli aerei per le vacanze estive pagando un extra per riservarsi il diritto di modificare o cancellare la prenotazione…

Ti illuminiamo: si può fare lo stesso con gli eventi corporate. Invece di andare dal fornitore low cost che ti rompe l’anima se la data cambia, rivolgiti a qualcuno in grado di offrire un servizio come si deve.

L’unico fornitore che ha il diritto di farti storie per un cambio data è la location, perché ci sta che sulla nuova data abbia già un altro evento. Chiunque altro dovrebbe avere uno staff adeguato in grado di gestire contemporaneità ed eventi in sovrapposizione.

Se non ce l’ha è preoccupante per ben altri motivi: come potrebbe gestire altrimenti una eventuale malattia di un collaboratore o qualsiasi altro imprevisto che possa accadere?

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#2 DIVIDI LE ATTIVITÀ PREVISTE DURANTE L’EVENTO LAST MINUTE IN "MUST HAVE" E "NICE TO HAVE"

Organizzare un evento è fatto di mille attività: dalla comunicazione e PR pre evento, alla gestione dei follow up post evento, passando per logistica, segreteria organizzativa, catering, gestione della location, attrezzature e materiali…

Il consiglio che ti darebbe chiunque è quello di fare una lista delle attività e ordinarle per priorità.

Peccato che sia il consiglio sbagliato. Non esiste una reale priorità in un elenco di cose che devono essere fatte tutte nello stesso giorno. Se devi farle tutte finiscono per avere la stessa priorità.

Invece, quello che devi fare è dividere la tua lista in due sole colonne: “cose che se vanno male mi gioco il posto” o MUST HAVE e “cose che se anche vanno male non se ne accorge nessuno (di importante)” o NICE TO HAVE.

Tu devi presidiare in prima persona la prima categoria, per assicurarti che non ci sia il minimo intoppo. Tutto ciò che è nella seconda lista può essere tranquillamente delegato.

Facciamo un esempio. Ci sono eventi in cui le attività di networking durante i coffee break o al pranzo/cena sono fondamentali. Altri eventi in cui il welcome coffee, diciamocelo, lo metti solo perché tanto i partecipanti non arrivano mai puntuali.

Nel primo caso è preferibile una gestione diretta del catering in cui sei tu a dare direttive precise e dettagliate. Nel secondo caso la scelta migliore è lasciare che se ne occupi la location. «Eh ma così mi costa di più…». Male! La soluzione non è fare più lavoro del necessario, la soluzione è cambiare location.

FOCUS → Organizzare eventi digitali: 3 fasi che non devi trascurare

#3 INDIVIDUA UNA "EMERGENCY CONTROL ROOM"

Houston, abbiamo un problema.

Hai presente quando nei film di guerra tutti i generali si ritrovano attorno a un tavolo a guardare la cartina del campo di battaglia? A un certo punto il più brillante di loro pianta un coltello sul punto da attaccare e tutti capiscono cosa fare. Ok, la scena del coltello non c’entra niente con il tuo evento, ma il resto sì.

Quando bisogna prendere decisioni difficili, in tempi rapidi e con l’ansia di raggiungere dei risultati prefissati, la cosa migliore è chiudere tutte le “persone chiave” in una sola stanzaanche virtuale – dove siano disponibili le informazioni del caso, fino a che non si trova una soluzione per ogni questione.

#4 ASSICURATI DI RIDURRE O CONDIVIDERE IL RISCHIO CON I TUOI FORNITORI

Sì, è un suggerimento difficile da mettere in pratica. Ma può salvarti la vita.

Tu non hai idea di quante volte abbiamo visto fare il gioco delle spalle alzate a questo o quel fornitore nel bel mezzo di un evento. E non hai idea di quante volte abbiamo sentito frasi del tipo:

  • «te l’avevo scritto nella email due settimane fa»
  • «non ci dobbiamo occupare noi di questa cosa, doveva farlo il fornitore X»
  • «non mi ha detto nessuno che…»
  • «noi ci limitiamo a…»

O forse un’idea ce l’hai. Forse ne hai viste e sentite tante quanto noi.

In pratica, una risposta del genere vuol dire che hai scelto un fornitore al quale non interessa che il tuo evento vada bene. Gli basta che quelle due o tre cose che deve fare lui non gli creino problemi.

Il problema è che hai in squadra un giocatore che sta facendo una partita diversa dalla tua! Un buon allenatore lo metterebbe fuori senza pensarci un secondo di più.

La soluzione? Chiedi al fornitore di condividere rischi e successi con te. Come fare? In generale non c’è una risposta univoca a questa domanda, ma possiamo dirti che la soluzione di Primo Round si chiama Garanzia di Buon Funzionamento. Se vuoi sapere di cosa si tratta devi solo chiedercelo.

[No, non ci siamo dimenticati del libro di cui ti avevamo parlato.]

Si chiama Gli eventi. Come progettarli e realizzarli, FrancoAngeli editore. Lo trovi anche su Amazon.

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